• - Аудит текущей ситуации, изучение Обеспечение жизнедеятельности офиса, обеспечение порядка в офисе (от своевременной оплаты интернета до наличия канцелярских товаров на столах у сотрудников). • Техническая помощь сотрудникам (копирование, печать, сканирование, брошюрование, заверение копий документов и пр.). • Прием и распределение телефонных звонков, составление доверенностей, работа с реестрами. • Прием гостей, составление заявок на проход кандидатов/клиентов, подача чая и кофе. • Ведение делопроизводства (обработка писем входящих, исходящих и ведение реестров, составление писем, деловая переписка, архив), документооборот (первичка). • Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации. • Организация командировок: поиск оптимальных по времени и цене маршрутов, стыковок, трансфера, заказ билетов, гостиниц, такси и т.д. • Контроль наличия/дозаказ необходимой офисной мебели, канцтоваров, комплектование нового рабочего места сотрудника. • Оперативные решения текущих вопросов. • Координация и организация мероприятий. • Работа с курьерскими службами. • Пропускная система (выдача/замена/контроль пропусков). • Корпоративная мобильная связь (подбор тарифов, подключение/отключение опций, ежемесячная отчетность по расходам). • Планирование‚ координация и ведение рабочего графика руководителя: организация внешних и внутренних встреч‚ совещаний, телефонных переговоров. • Ведение протоколов совещаний. • Выполнение поручений руководителя в рамках должностных обязанностей. • Разовые поездки по поручениям руководителя. • Взаимодействие с региональными офисами по вопросам обеспечения их жизнедеятельности. • Участие в подготовке предложений по дополнительным работам. • Анализ и выявление неэффективных процессов, разработка оптимизационных решений, их внедрение, контроль их выполнения. Подготовка еженедельных и ежемесячных планов Компании. Подготовка ежедневной, еженедельной и ежемесячной отчетности по работе всех подразделений компании и филиалов в регионах. Подготовка ежедневной отчетности: • Реестр входящих звонков. • Реестр распоряжений. • Реестр депремирования сотрудников. |